Selbstständige Arbeit ist in Marketing und Kommunikation verbreitet: als Haupttätigkeit nach einigen Agenturjahren, als Nebentätigkeit neben einer Anstellung, als Übergang zwischen zwei Stellen. Der häufigste Fehler dabei wird in der ersten Woche gemacht, und er wirkt jahrelang nach: Der Tagessatz wird aus dem bisherigen Gehalt heruntergerechnet. Dieser Text zeigt, wie die Kalkulation tatsächlich aussieht, was in einen Auftrag gehört und wo die rechtlichen Fallstricke liegen. Er ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.
Warum der Tagessatz kein umgerechnetes Gehalt ist
Ein Angestellter mit einem bestimmten Jahresgehalt kostet den Arbeitgeber deutlich mehr als dieses Gehalt: Es kommen die Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung hinzu, dazu Urlaub, Feiertage, Krankheitstage, Fortbildung, Arbeitsplatz, Software, Versicherungen und die Zeit, die nicht in Projekte fließt.
Als Selbstständige tragen Sie all das selbst – und zusätzlich die Zeit für Akquise, Angebote, Buchhaltung, Rückfragen und Leerlauf zwischen Aufträgen. Ein Tagessatz, der einem heruntergerechneten Gehalt entspricht, deckt diese Posten nicht. Er führt dazu, dass Sie für weniger arbeiten als angestellt, ohne es zu merken, weil der Umsatz auf dem Konto größer aussieht als das frühere Gehalt.
Die Kalkulation, die trägt
Rechnen Sie rückwärts, in fünf Schritten.
Schritt eins: das Zielergebnis vor Steuern. Was wollen Sie im Jahr verdienen? Nehmen Sie als Ausgangspunkt das Gehalt, das Sie angestellt bekämen – und rechnen Sie damit, dass Sie mehr brauchen, weil Sie Ihre Vorsorge vollständig selbst tragen.
Schritt zwei: die Betriebskosten. Arbeitsplatz, Geräte, Software und Werkzeuge, Versicherungen – dazu gehört eine Berufshaftpflicht –, Steuerberatung, Fortbildung, Fahrten, Beiträge. Diese Summe kommt oben drauf.
Schritt drei: die Vorsorge. Kranken- und Pflegeversicherung tragen Sie in voller Höhe selbst. Prüfen Sie außerdem die Rentenversicherung: Für bestimmte Selbstständige besteht Versicherungspflicht, und wer überwiegend publizistisch oder künstlerisch tätig ist, kann der Künstlersozialversicherung unterliegen – das ist im Einzelfall zu klären und kann die Rechnung erheblich verändern.
Schritt vier: die verkaufbaren Tage. Das Jahr hat rund 250 Werktage. Abzüglich Urlaub, Feiertagen, Krankheit, Fortbildung, Akquise, Verwaltung und Leerlauf bleiben realistisch 120 bis 160 abrechenbare Tage – im ersten Jahr weniger. Wer mit 220 rechnet, rechnet sich arm.
Schritt fünf: teilen. Zielergebnis plus Betriebskosten plus Vorsorge, geteilt durch die verkaufbaren Tage. Das ist Ihr Tagessatz, und er liegt deutlich über dem, was viele beim ersten Versuch ansetzen.
Was den Satz nach oben und unten bewegt
Nach oben: ein knappes Fach, in dem wenige arbeiten; eine Branche, die Sie von innen kennen; Verantwortung für ein Ergebnis statt für Arbeitszeit; Aufträge von Agenturen und Konzernen, die höhere Sätze gewohnt sind.
Nach unten: austauschbare Leistungen, lange Projekte ohne Abwechslung, Vermittlungsplattformen mit internationalem Wettbewerb, kleine Auftraggeber ohne Erfahrung mit Dienstleistern.
Rabatte auf den Satz sind vertretbar, wenn sie eine Gegenleistung haben – ein langfristiger Rahmenvertrag, planbare Auslastung, Vorkasse. Ein Rabatt ohne Gegenleistung ist eine dauerhafte Absenkung: Der Satz, den Sie einmal genannt haben, ist der Satz, den Sie beim nächsten Auftrag wieder nennen.
Tagessatz, Stundensatz oder Festpreis
Drei Modelle mit drei Risikoverteilungen.
Der Tagessatz ist im Projektgeschäft üblich und für beide Seiten planbar. Er passt für Arbeit mit unklarem Umfang.
Der Stundensatz eignet sich für laufende Betreuung und kleine Aufgaben. Vereinbaren Sie eine Mindestabrechnungseinheit, sonst zerfällt der Monat in Viertelstunden.
Der Festpreis verschiebt das Risiko auf Sie. Er ist nur sinnvoll, wenn der Umfang genau beschrieben ist – und dann gehört in das Angebot, was nicht enthalten ist. Der Satz „Enthalten sind zwei Korrekturschleifen, jede weitere wird nach Aufwand berechnet" ist der wirksamste Satz der ganzen Auftragsbestätigung.
Was in den Auftrag gehört
Sieben Punkte, schriftlich, auch bei kleinen Aufträgen.
Der Leistungsumfang, so genau wie möglich. Die Zahl der Korrekturschleifen. Termine und die Mitwirkungspflichten des Auftraggebers – ein Projekt scheitert häufiger an ausbleibenden Freigaben als an Ihrer Arbeit. Das Honorar mit Zahlungsziel, bei längeren Projekten mit Abschlägen. Die Nutzungsrechte: welche Nutzung, welcher Zeitraum, welches Gebiet – das ist in diesem Feld der Punkt mit dem größten wirtschaftlichen Gewicht, siehe Urheberrecht an eigenen Arbeiten. Die Frage, ob Sie die Arbeit in Ihrer Mappe zeigen dürfen. Und eine Regelung für den Abbruch.
Zur Umsatzsteuer: Wer die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nimmt, weist keine Umsatzsteuer aus; ansonsten kommt sie auf das Honorar. Bei Angeboten an Unternehmen sollten Sie immer angeben, ob Ihre Preise netto oder brutto gemeint sind.
Scheinselbstständigkeit: der teuerste Fehler
Der Punkt, an dem ein gutes Verhältnis nachträglich sehr teuer wird. Ob jemand selbstständig oder abhängig beschäftigt ist, entscheidet nicht die Bezeichnung des Vertrags, sondern die tatsächliche Durchführung.
Merkmale, die für eine abhängige Beschäftigung sprechen: Eingliederung in die Arbeitsorganisation des Auftraggebers, Weisungsgebundenheit bei Zeit, Ort und Art der Arbeit, feste Arbeitszeiten, ein Arbeitsplatz im Haus, Teilnahme an internen Besprechungen wie ein Angestellter, Tätigkeit im Wesentlichen für einen einzigen Auftraggeber, kein eigenes unternehmerisches Risiko.
Wird nachträglich eine abhängige Beschäftigung festgestellt, drohen dem Auftraggeber Nachforderungen von Sozialversicherungsbeiträgen; auch für Sie hat das Folgen. Wer unsicher ist, kann ein Statusfeststellungsverfahren bei der Deutschen Rentenversicherung einleiten – das ist der vorgesehene Weg und besser als eine Vermutung.
Praktische Vorkehrungen: mehrere Auftraggeber, eigene Arbeitsmittel, eigene Geschäftsräume oder zumindest ein eigener Arbeitsplatz, Rechnungen nach Leistung statt nach Anwesenheit, keine Einbindung in Dienstpläne.
Nebentätigkeit neben der Anstellung
Sehr verbreitet in diesem Feld und meistens unproblematisch, wenn drei Dinge stimmen. Die Nebentätigkeitsklausel des Arbeitsvertrags ist beachtet – sie verlangt häufig Anzeige oder Zustimmung, siehe Der Arbeitsvertrag in Marketing und Kommunikation. Es besteht kein Wettbewerb zum Arbeitgeber. Und die Grenzen des Arbeitszeitgesetzes werden eingehalten, denn sie gelten für die Summe aller Tätigkeiten.
Melden Sie die Tätigkeit beim Finanzamt an und führen Sie von Anfang an eine ordentliche Aufstellung. Der Aufwand ist klein, solange man ihn nicht ein Jahr aufschiebt.
Was der Arbeitsvertrag Ihres Hauptberufs erlaubt
Verschwiegenheit ist üblich und wirksam. Sie gilt auch nach dem Ende des Arbeitsverhältnisses und betrifft Kundennamen, Budgets, Strategien und Zahlen. Nehmen Sie das ernst, wenn Sie eine Bewerbungsmappe zusammenstellen.
Nebentätigkeiten dürfen nicht generell verboten werden; üblich und zulässig ist eine Anzeigepflicht mit einem Zustimmungsvorbehalt für Tätigkeiten, die betriebliche Interessen berühren. Wer freiberuflich daneben arbeiten möchte, sollte das vorher klären, nicht nachher – siehe Spezialisieren oder breit bleiben.
Ein nachvertragliches Wettbewerbsverbot ist die Klausel mit den größten Folgen. Sie ist nur wirksam, wenn sie schriftlich vereinbart ist, wenn sie höchstens zwei Jahre gilt und wenn eine Karenzentschädigung zugesagt ist, die mindestens die Hälfte der letzten vertragsmäßigen Leistungen erreicht. Fehlt die Entschädigung, ist die Abrede nichtig. Lassen Sie eine solche Klausel prüfen, bevor Sie unterschreiben: In Agenturen kann sie Ihnen den Wechsel zu einem Wettbewerber verbauen.
Akquise und Auslastung
Die Kalkulation steht und fällt mit der Zahl der verkauften Tage – und die entsteht nicht von selbst. Drei Quellen tragen in diesem Feld erfahrungsgemäß den größten Teil.
Der frühere Arbeitgeber und dessen Umfeld. Die meisten ersten Aufträge kommen aus dem Netz, das man als Angestellter aufgebaut hat. Deshalb lohnt es sich, im Guten zu gehen und den Kontakt zu halten. Prüfen Sie vorher ein etwaiges nachvertragliches Wettbewerbsverbot – es ist ohne Karenzentschädigung unwirksam, aber Sie sollten wissen, was in Ihrem Vertrag steht.
Agenturen als Auftraggeber. Sie vergeben regelmäßig Spitzen an Freie, zahlen zuverlässig und bringen planbare Auslastung. Der Preis ist ein niedrigerer Satz als bei Endkunden und selten die Erlaubnis, die Arbeit zu zeigen.
Sichtbarkeit im eigenen Fach. Fachbeiträge, Vorträge, eine gepflegte Mappe. Das wirkt langsam und dauerhaft – und es ist der einzige Weg, der Anfragen erzeugt, statt sie suchen zu müssen.
Rechnen Sie für die Akquise fest Zeit ein, auch in Monaten mit voller Auslastung. Wer erst akquiriert, wenn nichts mehr da ist, erlebt die Lücke zwei Monate später – und nimmt dann den Auftrag, den er sonst abgelehnt hätte.
Der nächste Schritt
Rechnen Sie Ihren Tagessatz einmal vollständig durch – fünf Schritte, ehrliche Zahl verkaufbarer Tage. Vergleichen Sie das Ergebnis mit dem, was Sie bisher verlangt haben.
Sehen Sie sich parallel an, wie der Markt für Anstellungen aussieht, denn er ist Ihr Vergleichsmaßstab: die offenen Stellenangebote geben den Überblick, die Stellen im Bereich Content und die Stellen in Agenturen die Ausschnitte, in denen freie Arbeit am häufigsten vergeben wird. Und lesen Sie, wie sich Anstellung und Selbstständigkeit rechnerisch unterscheiden: Was das Gehalt im Marketing bestimmt.
Wenden Sie das direkt an: Im Stellenmarkt stehen Anzeigen aus ganz Deutschland, und zu jedem Beruf finden Sie die Aufgaben und die üblichen Gehälter daneben.